Protokół z zebrania Zarządu: 8 listopada 2015

Protokół z zebrania Zarządu: 8 listopada 2015

Sadhana - szkoła jogi, Kraków

Obecni:

Katarzyna Pilorz (protokolant), Robert Spica, Agata Rozkocha, Marta Zwolińska

Przez telefon: Justyna Wojciechowska, Roman Grzeszykowski

Uchwały:

Zarząd nie podjął żadnych uchwał.

Dyskusja dotycząca organizacji PKJI 2016 - zagadnienia:

1. Format czasowy

2. Opłata - zniżki dla członków

3. Posiłek + torba w cenie

5. Stoiska wystawców (Padma Wear)

6. Patronat medialny (Joga Magazyn, Boso na Macie)

7. Kwestia wolontariuszy

8. Wynagrodzenie i zakres obowiązków grafika

9. Podział obowiązków przy organizacji (w załączniku)

 

Podział obowiązków PKJI 2016:

Zadanie

Wykonawca

Uwagi

1.

Informacja:

 

tekst na www/ mailing/ tłumaczenie oferty na ang/ regulamin

KP

 

 

mapka/ info o noclegach/ transporcie/ gastronomii

MZ

 

 

oznakowanie ośrodka - info

MZ

 

 

promocja - FB, www, zagranica

KP

 

 

patronat medialny: Boso na Macie, Joga Magazyn

KP

 

 

 

 

 

2.

Ewidencja i zapisy:

 

formularz rejestracji/ teksty autoodpowiedzi

KP

 

 

koordynacja zapisów/ listy uczestników

KP

 

 

koordynacja korespondencji

KP

 

 

 

 

 

3.

Oprawa graficzna, gadżety:

 

koordynacja projektów banneru, oznakowania, plakatu/ ulotki, torby

KP

 

 

produkcja banneru

AR

 

 

produkcja toreb

AR

 

 

koordynacja fotorejestracji

KP

 

 

 

 

 

4.

Organizacja sali:

 

Podest, nagłośnienie, ratownik medyczny

KP

 

 

Rezerwacja, wynajęcie

KP

 

 

Oznakowanie sektorów

MZ

 

 

Koordynacja asystentów

KP

 

 

Koordynacja modeli

KP

 

 

 

 

 

5.

Sprzęt:

 

wypożyczenie koców, bolsterów, pomocy drewnianych, lin

RG

 

 

transport, załadunek, rozładunek

RG

 

 

 

 

 

6.

Organizacja recepcji:

 

Koordynacja recepcjonistki

KP

 

 

Koordynacja wolontariuszy

 

 

 

 

 

 

7.

Posiłki

KP

 

 

 

 

8.

Rozliczenie i księgowość:

 

Koordynacja podpisywania umów

KP

 

 

Zestawienie kosztów i dokumentów księgowych

KP

 

 

Rozliczenie z prowadzącym

KP

 

 

 

 

 

9.

Stoiska wystawców

JW

 

 

 

 

 

10.

Tłumacze

KP

 

 

 

 

 

11.

Opieka nad prowadzącym:

 

Zakwaterowanie

KP

 

 

Transport lotnisko-miasto, po mieście

RS

 

 

Kontakt/ rezerwacje biletów/ umowa

KP

 

 

 

 

 

webmaster